Документация в школьной библиотеке icon

Документация в школьной библиотеке



НазваниеДокументация в школьной библиотеке
Дата23.05.2014
Размер221.1 Kb.
ТипПравила пользования

ДОКУМЕНТАЦИЯ В ШКОЛЬНОЙ БИБЛИОТЕКЕ

 

            Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства (ГОСТ 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

            Основные документы библиотеки подлежат постоянному хранению как документы строгой отчетности.

            Официально информационно-методческое сопровождение деятельности школьных библиотек осуществляется методистами районного методического центра и Информационно-библиотечного центра СПбАППО и специалистами Комитета по образованию Санкт-Петербурга. В школьной библиотеке должны вестись нормативные документы учетных форм:

  • КСУ№1 учебной литературы, и КСУ№2 основного фонда, инвентарные книги основного фонда, т.е. документов длительного пользования,

  • накладные и АКТы- о приеме новых изданий за 5 лет, Договоры о сотрудничестве с поставщиками, издательствами и другими учреждениями;

  • акты о списании и утилизации ветхих изданий,

  • Типовое положение о школьной библиотеке, 

  • Правила пользования библиотекой, 

  • Паспорт библиотеки,

  • Дневник библиотеки;

  • электронные базы данных АСУ: читателей, библиотечного фонда, заказа изданий;

  • каталоги и картотеки,

  • Журнал выдачи учебной литературы по классам,

  • Журнал утери / замены изданий;

  • Формуляры читателей;

  • Анализ, отчет и мониторинг обеспеченности и востребованности фонда, справки о сверке с бухгалтерией не реже 1 раза в квартал;

  • АКТы о проведении инвентаризации библиотечного фонда не реже 1 раза в 5 лет или при смене специалиста.

В бухгалтерии ГОУ учитывается на балансе основной и учебный фонды, материальные запасы в соответствии с платежными документами.

           Любая проверка вправе спросить с библиотекаря подробные сведения о фонде, а не только суммарный учет, который ведет бухгалтерия. Такие сведения нужны для комплектования фонда. Учет основного фонда и фонда учебников ведется отдельно по «Инструкции об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений» от 24.08.2000 года  2488.           

Итак, все поступившие книги после сверки с сопроводительным документом и штемпелевания учитываются, прежде всего, суммарно.

ДОКУМЕНТЫ УЧЕТА ОСНОВНОГО ФОНДА или документов длительного пользования

            Книга суммарного учета основного фонда.

Новая книга суммарного учета библиотечного фонда имеет целью вести суммарный учет фондов в соответствии с изменениями в существующей библиотечно-библиографической классификации.

            В основу распределения изданий по содержанию легла систематизация ББК, охватывающая основные области научного знания:

  1. Книга суммарного учета библиотечного фонда – основной учетный документ суммарного учета всех изданий (кроме периодики).

  2. Записи в книгу производятся от руки библиотекаря только ручкой. Параллельно, библиотека должна вести перечень и каталог  изданий на компьютере, дублируя на других носителях, обеспечивающих долговечное хранение.

  3. Книга суммарного учета состоит из трех частей:

    • Поступление в фонд.

    • Выбытие из фонда.

    • Итоги движения

Часть 1. Поступление в фонд.

  1. Каждая партия изданий, поступивших в библиотеку по одному документу, записывается в первой части книги на отдельной строке под очередным порядковым номером.

  2. Порядковые номера записи в части 1 начинаются каждый год с первого номера.

  3. В графе 3 указывается номер и дата сопроводительного документа.

  4. В графе 4 кратко указывается источник поступления изданий: комитет по образованию, учколлектор, магазин №…, дар и др.

  5. В графе 6 указываются только те книги, которые подлежат записи в инвентарную книгу.

  6. В графе 7 и 8 отражается стоимость изданий, подлежащих записи в инвентарную книгу без накладных расходов.

  7. В графе 9 указывается количество брошюр без указания стоимости.

      Брошюры, как и книги,  распределяются по содержанию.  Рекомендуем

      контролировать правильность записи в графы 6 и 9, их сумма должна

      соответствовать записи в графе 5.

  1. В графе 10 учитываются аудиовизуальные документы (диски, дискеты, аудио- и видеокассеты).

  2. В графе 11 учитываются издания естественных наук: отделы 20,22,24,26,28.

  3. В графе 12 учитываются издания отделов 3,4,5.

  4. В графе 13 учитываются издания по общественным и гуманитарным наукам, а также литература универсального содержания. Отделы: 60, 63, 65, 66, 67, 68, 70/79 (кроме 74), 80/83, 85, 86, 87, 88, 9.

  5. В графе 14 ведется учет изданий по народному образованию и просвещению: отдел 74.

  6. В графах 16 и 16 соответственно учитываются художественная и детская литература (дошкольная и для 1-2 классов).

  7. Рекомендуем контролировать правильность записи в графы 10, 11, 12, 13, 14, 15,

       16, - сумма чисел должна соответствовать записи в графе 5.

18. После 16 графы можно добавить дополнительные графы для ведения суммарного

      учета учебников, а также для учета изданий тематики, актуальной для данной

      школы.

      Не ставятся на баланс библиотеки: брошюры (объем до 48 страниц,), листовки (объем до 4 стр.), календари, плакаты, методические разработки, программы, материалы, подлежащие списанию после раздачи учащимся и педагогам, по согласованию с бухгалтерией ГОУ.

      По окончании каждого учебного года подводятся итоги поступления за год, которые переносятся в часть 3 книги суммарного учета. После подведения итогов записи на новый год начинают подсчитывать заново, не суммируя с итогами предыдущего года.

Часть 2. Выбытие из фонда.

19. Каждая партия книг, выбывших из библиотеки, после составления и утверждения           акта записывается во 2-й части книги суммарного учета фонда на отдельной          строке  под очередным порядковым номером. Порядковые номера записей во 2-й           части продолжаются из года в год.

20. В акт списания вносятся издания, исключаемые по одной какой-либо причине.

      По окончании каждого года подводятся итоги выбытия за год, которые   переносятся   в часть 3 книги суммарного учета. После подведения итогов записи          за новый год начинают подсчитывать заново, не суммируя с итогами         предыдущего года.

      Норматив списания документов из фондов открытого доступа по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0,1 % от объема книговыдачи.

      Исключение документов производить не реже одного раза в 2 года.

 

Часть 3. Итоги движения библиотечного фонда.

21. По окончании года в части 3 подводятся итоги поступления и выбытия. Количество и стоимость изданий, записанных в инвентарную книгу, должны соответствовать данным бухгалтерии

См.образец книги суммарного учета

 

Инвентарная книга.

            После того, как сделан суммарный учет, литература учитывается индивидуально. Основная форма индивидуального учета – инвентарная книга (форма 1). Страницы в ней нумеруются, книга прошнуровывается (прошивается), место скрепления подшивки удостоверяется подписью директора и круглой печатью школы.

            Инвентарную книгу нельзя переписывать, за исключением особых случаев, на которые издается отдельный приказ, согласованный с высшей инстанцией (это может быть комитет по образования, централизованная бухгалтерия).

            Инвентарная книга постоянно хранится в библиотеке, также как и книги суммарного учета. На поступившей книге инвентарный номер ставится в штампе библиотеки на титульном листе и на 17-й странице. В инвентарную книгу не записываются брошюры объемом до 48 страниц, тонкие книжки для младшего абонемента, листовки, календари, программы и литература, которая подлежит списанию после раздачи учителям и учащимся (разрезные альбомы и дидактический материал), а также плакаты. В инвентарную книгу можно не записывать книги, полученные в дар.                      

            Если в качестве подарка  получены ценные издания, новые учебники, которые необходимо поставить на баланс, то они принимаются актом с указанием цены на каждую книгу, заверенным директором ГОУ, относятся бухгалтерией на баланс школы и оформляются так же, как любое новое поступление. Акт считается сопроводительным документом.

Образец ведения инвентарной книги (форма 1):



^ Дата записи в инв. кн.

Номер

записи в кн.сум. уч.

Инв. номер

Отметка о проверке

^ Автор и заглавие

Год издания

Цена

Номер акта выбытия

Примечание

 

руб

 

коп

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1987/1

10209

v

Белая.200 ответов на вопросы

1987

22

00

 

 

 1992/2

10210

+

Детский сад. Кн.для

1992

100

35

21.11.02

 

 2003/3

10211

.

Куцакова. Летний досуг

2003

55

50

 

 

2003/4

10212

.

           - « -

2003

55

50

 

 




  1. При записи в инвентарную книги в графе 1 указываем дату записи (число и месяц); год указываем в верхнем левом углу страницы ИК.

  2. В графе 2 записываем инвентарные номера (по порядку).

  3. В графе 3 делается отметка о проверке фонда или инвентаризации (значком по выбору).

  4. В графе 4 указывает автора (без инициалов, только фамилию) и заглавие книги. Если три и более авторов, то книга записывается под заглавием. Разрешается делать сокращения, однако смысл заглавия должен быть понятен. Запись ведется в одной строке. При записи нескольких книг разрешается ставить знак «повтор» только в графах 4 и 5.

  5. В графе  5 разрешается указывать две последние цифры года издания.

  6. Если книга без цены (согласно сопроводительного документа) или подарена учреждению, то в графах 6 и 7 можно сделать запись б/ц.

  7. В графе 8 указываем номер и дату акта выбытия книги (списания). При этом инвентарной книге аккуратно зачеркивается инвентарный номер.

  8. В графе 9 указываются особенности особо ценных изданий (уникальный переплет, автограф автора и пр.) или дефектность (отсутствие нескольких листов текста, гравюр, вкладыша и пр.).

  9. Запись в ИК ведется пастой одного цвета.

  10. Не допускаются помарки и исправления. Если лицо, ведущее запись, допустило ошибку, внизу страницы делается запись «исправленному верить» и ставится подпись.

  11. По окончанию заполнения инвентарной книги лицо, ведающее книгами, проставляет на последней странице порядковые номера вписанных книг (от № ___ до № ___) и ставит свою подпись.

  12. Книга хранится до тех пор, пока существует учреждение.

  13. Возобновление (переписка) ИК допускается только с разрешения учредителя или комитета по образованию в исключительных случаях. Нарушение этого правила рассматривается как попытка скрыть бесхозяйственное ведение учета литературы или незаконное списание книг.

  14. Будучи документом постоянного хранения, инвентарная книга должна быть переплетена, постранично пронумерована и заверена руководителем учреждения (подписью и печатью).


Приходные акты

Сопроводительные документы на книги (акты. Накладные, фактуры) хранятся в отдельной папке. При сдаче в бухгалтерию документов на полученные книги на каждом документе должно быть написано: «Книги в количестве … на сумму ...руб….коп. (цифрами и прописью) приняты и записаны в книгу суммарного учета под № …. Из них записаны в инвентарную книгу … экз. на сумму …руб….коп. (цифрами и прописью),  под №№ …. Кроме того, получено … экз.  литературы временного хранения, не подлежащей инвентарному учету на сумму … руб. …коп.(цифрами и прописью).  Дата. Подпись библиотекаря».

            Литература временного хранения списывается актом один раз в 1-2 года. Если бухгалтерия соглашается списывать литературу временного хранения сразу, не относя ее на баланс библиотеки, тогда запись в сопроводительном документе будет выглядеть так:

«Книги в количестве … на сумму ...руб….коп. (цифрами и прописью) приняты и записаны в книгу суммарного учета под № …. Из них записаны в инвентарную книгу … экз. на сумму …руб….коп. (цифрами и прописью),  под №№ …. Материалы, не подлежащие постановке на баланс на сумму …руб….коп. (прописью). Дата. Подпись».

Каталоги, картотеки

 На все поступившие издания заполняются две каталожные карточки – для алфавитного и систематического каталогов.

Каталоги в библиотеке, даже самой маленькой, нужны. Если у вас нет возможности вести два каталога, целесообразнее вести каталог

систематический – он дает больше вариантов поиска, а в чем-то может заменить систематический.

 Помимо каталогов, в библиотеке должна быть систематическая картотека статей. Если в библиотеке не предусмотрена должность заведующей, то картотека может вестись в усеченном варианте – только по тем направлениям работы, которые актуальны для данной школы.

Картотека учета учебников, газет и журналов

            Газеты и журналы учитываются на регистрационных карточках в картотеке учета поступления периодических изданий.

Образец карточки учета журнала:

 

^ Народное образование

Периодичность: 1 раз в месяц

год

янв

февр

март

апр

май

июн

июл

авг

сент

окт

нояб

дек

2000

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

2001

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

2002

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2003

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 




 

^ Биология в школе

Периодичность: 1 раз в 2 месяца

год

янв

февр

март

апр

май

июн

июл

авг

сент

окт

нояб

дек

2000

1

-

2

-

3

-

4

-

5

-

6

-

2001

1

-

2

-

3

-

4

-

5

-

6

-

2002

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Тетрадь учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных

            Учет утерянных и принятых взамен книг и других документов библиотеки ведется в «Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных».

Книги, утерянные читателями, заменяются равноценными. При этом библиотекарь вправе требовать, чтобы книга не только стоила столько же (или больше!), но и была необходима в данном фонде. Если утеряна особо ценная для данного фонда книга, можно требовать замену равнозначной книгой независимо от ее стоимости (вплоть до десятикратной от цены утерянного издания).

            Деньги взамен утерянной книги брать не рекомендуется без официального Локального акта ГОУ о введении платных услуг в ШБ.           

Список изданий, принятых за год, взамен утерянных, записывается в новый АКТ приема документов в ШБ в безвозмездное и бессрочное пользование с ценами, выходными данными и оформляются в бухгалтерии ГОУ, затем учитываются в КСУ и в инвентарной книге под очередным инвентарным номером, учебники вносятся в картотеку и электронный Перечень библиотечного фонда.

Утерянные издания списываются по АКТу списания по ветхости. По бухгалтерскому учету утерянные книги считаются недостачей, поэтому целесообразней списать по ветхости.

            На основании записей, сделанных в «тетради учета…» составляются акты на поступление и выбытие литературы, которые фиксируются в соответствующих частях «Книги суммарного учета…». В инвентарной книге зачеркивается только (!) номер и цена выбывшей книги и проставляется номер и дата акта выбытия.

Документы учета фонда учебников

            Все поступающие учебники записываются  (по количеству и стоимости) в книгу суммарного учета учебников. Возможно выделение дополнительных граф в единой книге суммарного учета.

            Инвентарный учет учебников не ведется. На каждое название заводится карточка для картотеки учета учебников.

Карточка может быть оформлена вот так:

Класс

Автор, название_______________________________________________________________

Место, изд-во, год издания________________________________________________________

Дата

записи

№ записи в 1 ч. КСУ или

акта выбытия

Посту-пило

Цена

Выбыло

Состоит

Отметка о проверке фонда

Примеч.

руб

коп

1

 

2

3

4

5

6

7

8

9

            Карточки в картотеке при нынешнем разнообразии учебников и программ удобнее расставлять по предметам, а не по классам, отделяя при этом начальную школу от средней.

            Все карточки регистрируются в «Регистрационной книге учетных карточек учебной литературы»:

Дата записи

№ п/п

Автор, название. Часть, том

Место, год изд.

Цена

№ записи в 1 ч. КСУ

Отм. о выбытии

Примеч.

Руб.

Коп.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

            Утерянные учебники теми же или равноценными по значимости для библиотеки. При этом библиотека вправе не принять аналогичный учебник другого автора, если в школе он не используется.

            Регистрировать утерянные учебники и принятые взамен от читателей учебные книги можно в единой «Тетради учета изданий, принятых от читателей взамен утерянных», а можно вести отдельную «Тетрадь учета замены учебников»  по схеме:

Дата записи

Фамилия и инициалы ученика

Класс

Автор, название утерянного учебника

Автор, название учебника, принятого взамен

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

            Еще один важный документ, не связанный с финансами, но упрощающий библиотекарю ведение отчетности обслуживания читателей. Это «Дневник работы библиотеки»  Вот основные документы, которые должны быть в каждой библиотеке. Если у вас еще что-то не налажено, не откладывайте эти проблемы на потом. Лучше сразу потратить несколько дней на приведение документации в порядок, чтобы  затем вести учетную и другую документацию согласно принятым нормативам.

                       

Документы, регламентирующие работу библиотеки общеобразовательного учреждения РФ

 

Международные

  1. 1.Декларация прав ребенка (принята Генеральной Ассамблеей ООН 20.11.1959 г.).

  2. 2.Конвенция ООН о правах ребенка (принята Генеральной Ассамблеей ООН, 1989 г.).

  3. 3.Манифест ИФЛА/ЮНЕСКО для школьных библиотек (2000 г.).

Федеральные

4.Конституция РФ .

5.Новый Закон РФ «Об образовании»

6.Федеральный закон «О библиотечном деле» (21.07.1994 г.).

7.Письмо Министерства общего и профессионального образования РФ «Примерное положение о библиотеке образовательного учреждения» 23.03.2004 г. за № 14-51-70/13.

8.Инструкция об учете библиотечного фонда (приложение 1 к приказу МО РФ«2488 от 24.08.2000 г.).

9.Библиотека общеобразовательного учреждения:  сборник регламентирующих документов (М., 2001):

  • Письмо государственного комитета РФ по статистике «Об индексах изменения стоимости основных фондов» .

  • Письмо Министерства культуры РФ «Временные рекомендации о переоценке библиотечных фондов» .

  • Приказ Министерства просвещения СССР «О внедрении советской Библиотечно-библиографической классификации в практику работы библиотек системы Министерства просвещения СССР» .

  • Приказ Министра просвещения СССР «Инструкция о создании и обновлении библиотечных фондов учебников, порядке их использования и мерах, обеспечивающих сохранность литературы» .

  • Письмо государственного комитета СССР по народному образованию «О порядке возмещения ущерба за утерянный учебник» .

  • Письмо Министра просвещения РСФСР «О порядке списания учебников» .

  • Письмо Министерства общего и профессионального образования РФ «Рекомендации по составлению примерных правил пользования библиотекой общеобразовательного учреждения» .

  • Инструктивное письмо об использовании в работе «Межотраслевых норм на работы, выполняемые в библиотеках» .

  • Письмо  Министерства образования РФ «О создании  медиацентров образовательных учреждений» .

  • Положение о школьной медиатеке .

Региональные

10.Закон о библиотечном деле.

Локальные

11.Устав общеобразовательной школы и правила внутреннего распорядка.

12.Должностная инструкция работника библиотеки.

13.Договор о полной материальной ответственности.

14.Приказ директора школы о сохранности учебного (книжного) фонда.

15.Правила пользования школьной библиотекой.

16.Паспорт библиотеки по состоянию на год проверки.

17.План работы ШБ на учебный год.

18.Ежемесячный план работы ШБ на учебный год.

19.Перспективный план развития кабинета (библиотеки) на пять лет.

20.Концепция развития кабинета на пять лет.

21.Инструкция по технике безопасности в ШБ.

22.Инструкция по пожарной безопасности в ШБ.

Примечание: локальные документы должны быть утверждены директором школы (подпись, печать). 



Похожие:

Документация в школьной библиотеке iconПоложение о школьной библиотеке мобу сош с. Ефремкино. I. Общие положения
Настоящее положение создано на основе Примерного положения о библиотеке общеобразовательного учреждения
Документация в школьной библиотеке iconЛитература по данному вопросу (символы, знаки, логотипы как разновидность графического дизайна)
Я решила предположить, что нашей школьной библиотеке так же необходимо наличие своего книжного знака. Поэтому целью моей работы стало...
Документация в школьной библиотеке iconПоложение о школьной библиотеке I. Общие положения
Принято утверждаю
Документация в школьной библиотеке iconПротокол №4 от 01. 2013 года. Положение о школьной библиотеке
...
Документация в школьной библиотеке iconПоложение о библиотеке
При разработке положения о библиотеке моу сош №1 использовалось Примерное положение Министерства общего и профессионального образования...
Документация в школьной библиотеке iconПлан работы Евстратовской школьной библиотеки на 2012 / 2013 учебный год
Закона «Об образовании», Закона «О библиотечном деле», «Положении о библиотеке мкоу»
Документация в школьной библиотеке iconПоложение о школьной библиотеке
Библиотека является структурным подразделением школы, участвующим в учебно-воспитательном процессе в целях обеспечения права участников...
Документация в школьной библиотеке iconПоложение о школьной библиотеке
Библиотека является структурным подразделением общеобразовательного учреждения, участвующим в учебно-воспитательном процессе в целях...
Документация в школьной библиотеке iconПоложение о школьной библиотеке моу старокалитвенская сош общие положения
Библиотека участвует в учебно-воспитательном процессе в целях обеспечения права участников образовательного процесса на бесплатное...
Документация в школьной библиотеке iconПоложение о школьной библиотеке I. Общие положения
Библиотека является структурным подразделением школы, участвующим в учебно-воспитательном процессе в целях обеспечения права участников...
Разместите ссылку на наш сайт:
Справочники, творчество


База данных защищена авторским правом ©tvov.ru 2000-2014
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
контакты