Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО «Суздальстрой» 2005 содержание

1.3.1. Оригиналы первичных документов (с отметками об исполнении), принятых и исполненных.

• 
  Передаточных распоряжений, залоговых распоряжений, договоров залога, распоряжений на блокировку акций, свидетельств о праве на наследство и др. документов, служивших основаниями для перехода прав собственности, обременений, номинального держания и доверительного управления;
  

• 
  Анкет физических лиц, распоряжений на изменение реквизитов лицевых счетов, доверенностей на уполномоченных представителей, копий документов, позволяющих относить зарегистрированных лиц к льготным группам по налогообложению для выплаты дивидендов;
  

• 
  Анкет юридических лиц, доверенностей на уполномоченных представителей и должным образом заверенных копий: свидетельств о государственной регистрации, учредительных документов, банковских карточек, лицензий профессиональных участников РЦБ (для номинального держателя и доверительного управляющего), документов, подтверждающих назначение на должность лиц, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности и т.д.
  

• 
  Порядковый номер записи;
  

• 
  Входящий номер документа;
  

• 
  Дата получения документа;
  

• 
  Наименование документа;
  

• 
  Отправитель: cведения о лице, предоставившем документы (две колонки), а именно:
  для юридического лица - наименование организации, предоставившей документы, фамилия лица, представившего документы;
  

• 
  Дата исполнения - дата внесения записи в реестр ;
  

• 
  Причина отвержения;
  

• 
  Дата ответа или направления отказа в исполнении;
  

• 
  Исходящий номер ответа или отказа в исполнении;
  

• 
  Фамилия должностного лица, оформившего ответ;
  

• 
  Порядковый номер записи;
  

• 
  Дата получения документа;
  

• 
  Входящий номер документа;
  

• 
  Документ/запрос - наименование документа;
  

• 
  Связанные документы - входящие номера и наименования документов, непосредственно связанные с исполняемым документом;
  

• 
  Операция - тип произведенной операции в системе ведения реестра (купля-продажа, наследование, обременение, номинальное держание, изменение реквизитов лицевого счета и т.д.);
  

• 
  Счет списания - номер лицевого счета списания;
  

• 
  Владелец счета списания - Фамилия, имя, отчество/Наименование лица, с которого списываются акции при их передаче другому лицу (В случаях исполнения операций по изменению реквизитов и т.п., в этих графах печатаются № счета и наименование лица, реквизиты которого изменены);
  

• 
  Счет зачисления - номер лицевого счета зачисления;
  

• 
  Владелец счета зачисления - Фамилия, имя, отчество/Наименование лица, на счет которого зачисляются акции при их передаче (В случаях исполнения операций по изменению реквизитов и т.п., в этих графах печатаются прочерки);
  

• 
  Ценная бумага - тип акций (ценной бумаги);
  

• 
  Регистрационный номер - Государственный регистрационный номер выпуска акций;
  

• 
  Количество ценных бумаг, переведенных по лицевым счетам.
  

• 
  Передача зарегистрированному лицу (или его уполномоченному представителю) лично под роспись в получении на копии передаваемого документа;
  

• 
  Почтовое отправление;
  

• 
  владение зарегистрированным лицом определенным количеством акций;
  

• 
  обременение акций обязательствами;
  

• 
  исполнение определенной операции по реестру (уведомление) и т.д.
  

• 
  безусловное исполнение распоряжения клиента по внесению изменений (предоставлению информации);
  

• 
  предоставление Отказа от исполнения.
  

• 
  Проверяются полномочия лица, представившего документы;
  

• 
  Проверяется комплектность документов, правильность и полнота заполнения, соответствие их требованиям действующего законодательства РФ;
  

• 
  Проверяется наличие всех необходимых документов по данному виду распоряжения или запроса зарегистрированного лица;
  

• 
  Сверяется подпись зарегистрированного лица или его уполномоченного представителя на распоряжении с имеющимся в реестре образцом подписи;
  

• 
  Регистрация документов в Журнале общей входящей корреспонденции;
  

• 
  Сверка количества ценных бумаг, указанных в передаточном (залоговом) распоряжении или в свидетельстве о праве на наследство с учитываемом на счету зарегистрированного лица;
  

• 
  Внесение изменений в реестр;
  

• 
  Подготовка исходящих документов: выписок, уведомлений, справок и т.д.;
  

• 
  Проверка исполнения:
  

1. 
   Всем документам, составляющим систему ведения реестров, обеспечивается надлежащее хранение.
   
2. 
   Вся поступившая за день информация до исполнения поручений хранится в папке.
   
3. 
   Документы хранятся в папках раздельно по каждому типу классификации:
   

• 
  первичные документы и поручения об их исполнении (документы дня);
  

• 
  анкеты зарегистрированных лиц;
  

• 
  журналы;
  

• 
  документы Эмитентов.
  

4. 
   Документы, поступающие от зарегистрированных лиц при открытии им лицевых счетов (анкеты зарегистрированных лиц, копии учредительных документов и т.п.) хранятся в папках «Анкеты физических лиц» или «Анкеты юридических лиц» в порядке возрастания номеров лицевых счетов.
   
5. 
   Папки с документами хранятся в сейфе.
   
6. 
   Документы, являющиеся основаниями для внесения изменений в реестр хранятся не менее 3-х лет с момента их поступления. Анкета зарегистрированного лица хранится не менее 3-х лет после списания со счета зарегистрированного лица всех ценных бумаг.
   

1. 
   Полностью укомплектованные папки документов подлежат процедуре архивации.
   
2. 
   По мере поступления в архив они регистрируются в Журнале архивного учета.
   

• 
  Генеральный директор;
  

• 
  Лицо ответственное за ведение реестра;
  

3. 
   Папки, находящиеся на хранении, в том числе и прошедшие процедуру архивации, при необходимости могут выдаваться. При этом ведется Журнал выдачи и возврата архивных документов, находящихся на хранении.
   

4. 
   Должностное лицо, ответственное за хранение документов, обязано проверить полноту и идентичность возвращаемых документов.
   

1. 
   Для проведения глобальных операций в реестре генеральный директор должен представить ответственному лицу за ведение реестра письменное распоряжение на проведение этой операции и Решение общего собрания акционеров или Совета директоров Эмитента (если это решение входит в компетенцию Совета директоров) о проведении такой операции.
   
2. 
   Производится сверка общего количества ценных бумаг выпуска, находящегося на счетах зарегистрированных лиц с общим объемом выпуска, пересчитанного с учетом коэффициента или количества конвертируемых ценных бумаг.
   
3. 
   Контроль расчета дивидендов производится путем суммирования дивиденда, начисленного каждому владельцу, и сравнения этой суммы с общей суммой дивиденда, взятой из документа, на основании которого производится выплата.
   

• 
  выдача по распоряжению зарегистрированного лица уведомления о списании со счета и зачислении на счет ценных бумаг.
  

2. 
   В течение трех дней должны быть исполнены следующие операции:
   

• 
  открытие лицевого счета;
  
• 
  внесение изменений в информацию лицевого счета зарегистрированного лица;
  
• 
  внесение записей о переходе прав собственности на ценные бумаги;
  
• 
  внесение записей о блокировании операций по лицевому счету;
  
• 
  внесение записей об обременении ценных бумаг обязательствами;
  
• 
  внесение записей о зачислении, списании ценных бумаг со счета номинального держателя;
  
• 
  конвертация ценных бумаг, принадлежащих отдельным владельцам.
  

2. 
   В течение пяти рабочих дней исполняются следующие операции:
   

• 
  предоставление выписок;
  
• 
  предоставление справок об операциях по лицевому счету;
  
• 
  предоставление справок о наличии на счету указанного количества ценных бумаг.
  

2. 
   В течение десяти дней исполняются следующие операции:
   

• 
  аннулирование, за исключением случаев аннулирования ценных бумаг при конвертации.
  

2. 
   В день, указанный в зарегистрированном решении о выпуске ценных бумаг, исполняются операции:
   

• 
  конвертация ценных бумаг по распоряжению Эмитента, аннулирование ценных бумаг при конвертации.
  

2. 
   В течение двадцати дней исполняются следующие операции:
   

• 
  предоставление информации из Реестра по письменному запросу.
  

• 
  известить Федеральную комиссию об утрате документов в письменной форме в однодневный срок с момента утраты;
  

• 
  опубликовать сообщение в средствах массовой информации о необходимости предоставления заинтересованным лицам документов в целях восстановления утраченных данных реестра;
  

• 
  восстановить утраченные данные в реестре в десятидневный срок с момента утраты.
  

2.6 Меры противопожарной безопасности