|
УТВЕРЖДАЮ _____________________ Генеральный директор ОАО «Суздальстрой» Крылов С.Н. Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО «Суздальстрой» 2005 СОДЕРЖАНИЕ 1. Правила внутреннего документооборота 3 1.1 Основные принципы документооборота 3 1.2. Требования к оформлению документов 3 1.3 Система документов 3 1.3.1. Оригиналы первичных документов (с отметками об исполнении), принятых и исполненных. 3 1.3.4 Журнал учета входящих документов/запросов (журнал регистрации документов/запросов) 4 1.3.5. Регистрационный журнал 4 1.3.7 Журнал исходящей документации 5 1.3.9 Журнал отказов, оформление отказов 6 1.3.10 Журнал исправлений, оформление исправлений 7 1.4 Порядок регистрации документов 7 1.4.1 Порядок работы с зарегистрированными лицами и их уполномоченными представителями 7 1.5 Порядок обработки документов 8 1.6 Порядок хранения и архивации документов 8 1.6.1 Порядок хранения документов 8 1.6.2 Порядок архивации документов 9 1.6.3 Порядок доступа к архиву 9 ^ 2.1 Внутренний контроль 10 2.2 Контроль при глобальных операциях и расчете дивидендов. 10 2.3 Контроль баланса 10 2.4 Контрольные даты (сроки исполнения операций) 11 2.5. Способы восстановления данных в случае их утраты 11 2.6 Меры противопожарной безопасности 11 ^ 2.1 Внутренний контроль Error: Reference source not found 2.2 Контроль при глобальных операциях и расчете дивидендов. Error: Reference source not found 2.5 Контроль баланса Error: Reference source not found 2.6 Контрольные даты (сроки исполнения операций) Error: Reference source not found 2.9 Способы восстановления данных в случае их утраты Error: Reference source not found 2.11 Меры противопожарной безопасности ^ 1.1.1. Настоящие правила обязательны к выполнению самим эмитентом и лицом ответственным за ведение реестра. 1.1.2. Все документы, связанные с ведением реестра хранятся по месту нахождения эмитента. 1.1.3. Все документы от зарегистрированных лиц, их уполномоченных представителей, уполномоченных представителей эмитентов принимаются и обрабатываются по месту нахождения эмитента. 1.1.4. Все выписки, справки, уведомления, ответы на запросы, отказы в исполнении, списки владельцев именных ценных бумаг для участия в собраниях акционеров, выплаты дивидендов и т.п., а также все иные исходящие от эмитента документы по реестру, выдаются за подписью генерального директора и лица ответственного за ведение реестра. ^ 1.2.1 Осуществление операций в реестре производится на основании подлинников документов или копий, удостоверенных нотариально, за исключением случаев, предусмотренных Правилами ведения реестров именных ценных бумаг. 1.2.2 Операции в реестре производятся на основании установленных форм распоряжений, которые не должны противоречить требованиям Федеральной комиссии. 1.2.3 Распоряжения должны быть подписаны зарегистрированным лицом, его уполномоченным представителем (опекуном, попечителем и т.п.), либо лицом, действующим от его имени по доверенности, оформленной в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации. 1.2.4 Документы должны быть заполнены разборчиво, не содержать исправлений и помарок. 1.2.5 Идентификация зарегистрированных лиц, их уполномоченных представителей осуществляется на основании документа, удостоверяющего личность. ^ Система документов состоит из следующих основных составляющих: 1.3.1. Оригиналы первичных документов (с отметками об исполнении), принятых и исполненных.Составляются из:
Регистрации в нем подлежат все принятые документы, связанные прямо или косвенно с Реестром. Журнал ведется в бумажном виде. Журнал учета входящих документов содержит следующие данные:
для физического лица - фамилия, имя, отчество и фамилия, имя, отчество его уполномоченного представителя;
Журнал учета входящих документов следующую форму:
Регистрационный журнал ведется по всем ценным бумагам Эмитента, и включает в себя информацию обо всех изменениях, проведенных в системе ведения реестра Эмитента. Журнал ведется в бумажном виде. Регистрационный журнал имеет следующую форму и содержит следующие данные: В заголовке - Дата проведения операций в реестре;
^ Исходящие документы предоставляются на подпись генеральному директору и лицу ответственному за ведение реестра . После подписания все отправляемые документы, подлежат регистрации в Журнале исходящей документации. Эти документы подлежат хранению обособленно в отдельной папке, в порядке их отправки и регистрации в Журнале общей исходящей документации. Отправляемые ответы на запросы зарегистрированных и иных уполномоченных лиц (включая списки акционеров и т.д.), а также отказы в исполнении также подлежат занесению в Журнал исходящей документации и оформлению на общих основаниях. Данный журнал ведется вручную и имеет следующую форму:
Способом отправки является:
^ Нижеописанные правила являются общими и распространяются на выдачу выписок, уведомлений и иных справок из реестров, подтверждающих:
Выписки, уведомления, справки изготавливаются только на основании письменных распоряжений зарегистрированных лиц. В случае, если по распоряжению клиента выписка должна быть отправлена почтой, она отправляется исключительно заказным письмом. Выписки изготавливаются на бланках, которые имеют сквозную нумерацию. Каждая выписка, уведомление, справка изготавливается и подписывается в двух экземплярах, один из которых подлежит выдаче, а второй остается у эмитента. Второй экземпляр бланка выписки содержит на лицевой стороне дополнительные отметки: Получено _______________(Дата) _______________(Подпись) _______________(Ф.И.О.) (КОПИЯ) При выдаче выписки, уполномоченное в ее получении лицо заполняет вышеприведенные графы, при отправке почтой графы заполняет лицо ответственное за ведение реестра. Второй экземпляр подкалывается к соответствующему распоряжению на выдачу выписки и хранится в порядке возрастания номеров бланков выписок в отдельных папках. ^ Результатом любой операции, как по внесению изменений в систему ведения реестра, так и по предоставлению информации из системы ведения реестра, может являться:
Отказы оформляются исключительно по Правилам и на основаниях, перечисленных в соответствующих нормативных актах действующего законодательства. Правила регистрации и оформления Отказов являются такими же, как для регистрации и оформления иной исходящей документации. В целях полного учета Отказов и внутреннего контроля Регистратора за соблюдением действующего законодательства Регистратор ведет вручную Журнал Отказов. Форма журнала отказов имеет следующий вид:
^ В случае обнаружения ошибки, допущенной лицом ответственным за ведение реестра, эмитент обязан устранить ее в пятидневный срок, внести соответствующую запись в реестр и сообщить об этом обратившемуся лицу в случае задержки в исполнении из-за допущенной ошибки. Эмитент не вправе отказать во внесении записей в реестр из-за допущенной им ошибки. В целях усиления внутреннего контроля лицо ответственное за ведение реестра вручную ведет Журнал Исправлений. Форма Журнала Исправлений имеет следующий вид:
^ Прием и регистрацию всей входящей корреспонденции независимо от способа ее получения (лично, почтой) осуществляет специальное должностное лицо ответственное за ведение реестра. Документы на внесение изменений в реестр, связанные с переходом права собственности, могут быть представлены в реестр зарегистрированным лицом, передающим ценные бумаги, или лицом, на лицевой счет которого должны быть зачислены ценные бумаги, или уполномоченным представителем одного из этих лиц. Документы на открытие лицевого счета и на внесение изменений в информацию лицевого счета могут быть представлены в реестр лицом, открывающим счет, или его уполномоченным представителем. ^ Для приема зарегистрированных лиц и их уполномоченных представителей лицу ответственному за ведение реестра выделяется специальное помещение для приема документов. ^
Регистрация документов:
^ После приема документов и их регистрации в журнале входящих документов, лицо ответственное за ведение реестра производит обработку (исполнение). При исполнении документов проводятся следующие действия:
^ За обеспечение процесса хранения и архивации документов, а также за соблюдение порядка временного пользования документами несет ответственность ответственное лицо за ведение реестра. ^
^
Форма указанного журнала имеет следующий вид:
После архивации изъятие или добавление документов в архивированную папку запрещено. ^ 1.6.3.1 Доступ к архиву ограничен. Помещение, где хранится архив, защищено от повреждения водой и других факторов, могущих повлечь утрату или повреждение подлинных документов. 1.6.3.2 Доступ к архиву имеют:
Форма указанного журнала имеет следующий вид:
1.6.3.5 При изъятии из архива материалов в карточке учета изъятых из архива документов производится соответствующая запись. ^ 2.1.1 Эмитент не несет ответственности за возможный подлог или подделку подписей, совершенных лицами, предоставившими документы, либо третьими лицами. 2.1.3 Если при формировании системы ведения реестра не была сформирована система подписей (продажа ценных бумаг в процессе приватизации), то эмитент собирает анкеты по мере обращения к нему лиц, зарегистрированных в реестре. 2.1.4 Если в результате проверки выявляется невозможность исполнения распоряжения зарегистрированного лица, то оформляется уведомление об отказе от внесения записи в реестр с указанием причины отказа, оснований отказа и мер, которые необходимо предпринять зарегистрированному лицу для устранения нарушений. 2.1.5 Уведомление об отказе направляется Клиенту в течение пяти рабочих дней после получения документов. 2.1.6 Копия уведомления об отказе хранится в папке «Исходящие документы». 2.1.7 Генеральный директор проверяет правильность и полноту исполнения распоряжений. 2.1.8 Поручения об исполнении, в которых обнаружены ошибки, передаются для проведения исправлений. 2.1.9 После устранения ошибок записи о проведенных исправлениях в «Журнал исправлений». ^
^ 2.3.1 Лицо ответственное за ведение реестра ежедневно проводит сверку количества, категории (типа), вида, государственного регистрационного номера выпуска размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемых на счетах зарегистрированных лиц, эмиссионном счете Эмитента, лицевом счете Эмитента. ^ 2.4.1. В течение одного рабочего дня после проведения операции исполняются операции:
^ В случае полной утери данных, Эмитент обязан:
2.6 Меры противопожарной безопасностиПомещение должно быть снабжено пожарной сигнализацией, средствами тушения очагов пожара. Имеется план срочной эвакуации людей, оборудования, документации в случае пожарной опасности. С сотрудниками раз в год должна проводиться лекция по пожарной безопасности. |
![]() | Правила внутреннего документооборота и контроля при ведении реестра владельцев именных ценных бумаг открытого акционерного общества «оптика» г. Мурманск | ![]() | Протокол от 03. 05. 2011 г. №41 Политика по Внутреннему контролю Настоящая Политика определяет цели, основные принципы и единые подходы к организации внутреннего контроля ОАО «интер рао еэс» (далее... |
![]() | Правила ведения реестра владельцев именных ценных бумаг ОАО «Центр информатизации Республики Мордовия» (оао «цирм») г. Саранск 2009 Содержание Эти правила изменений при изменении требований законодательства к порядку ведения реестра владельцев именных ценных бумаг | ![]() | Понятие документооборота Основные этапы документооборота ... |
![]() | Протокол №1 от 30. 08. 2012 положение о системе внутреннего мониторинга качества образования в маоу № сош №41 г. Перми Настоящее Положение о системе внутреннего мониторинга качества образования в оу определяет цели, задачи, принципы системы оценки... | ![]() | Центральная лаборатория химико-технологического и технического контроля ОАО «тулачермет» Аттестат аккредитации: аац «Аналитика» Центральная лаборатория химико-технологического и технического контроля (далее цлхтиТК) организована 01. 03. 2009 г как структурное... |
![]() | Система нормативных документов в строительстве строительные нормы и правила российской федерации тепловая изоляция оборудования и трубопроводов сниП 41-03-2003 Разработаны ОАО «Инжиниринговая компания по теплотехническому строительству ОАО «Теплопроект» и группой специалистов | ![]() | Протокол №1от 26 марта 2010 года Заседания Совета директоров ОАО «Комаричское по птицеводству» Правила по ведению реестра акционеров открытого акционерного общества (далее по тексту Правила) определяет порядок ведения реестра... |
![]() | Положение о системе внутреннего мониторинга качества образования Соко), ее организационную и функциональную структуру, реализацию (содержание процедур контроля и экспертной оценки качества образования)... | ![]() | Положение о системе внутреннего мониторинга качества образования Соко), ее организационную и функциональную структуру, реализацию (содержание процедур контроля и экспертной оценки качества образования)... |