Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО «Суздальстрой» 2005 содержание icon

Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО «Суздальстрой» 2005 содержание



НазваниеПравила внутреннего документооборота и контроля ОАО «Суздальстрой» 2005 содержание
Дата23.02.2014
Размер213.88 Kb.
ТипПравила


УТВЕРЖДАЮ


_____________________

Генеральный директор

ОАО «Суздальстрой»

Крылов С.Н.


Правила

внутреннего документооборота

и контроля


ОАО «Суздальстрой»


2005


СОДЕРЖАНИЕ


1. Правила внутреннего документооборота 3

1.1 Основные принципы документооборота 3

1.2. Требования к оформлению документов 3

1.3 Система документов 3

1.3.1. Оригиналы первичных документов (с отметками об исполнении), принятых и исполненных. 3

1.3.4 Журнал учета входящих документов/запросов (журнал регистрации документов/запросов) 4

1.3.5. Регистрационный журнал 4

1.3.7 Журнал исходящей документации 5

1.3.9 Журнал отказов, оформление отказов 6

1.3.10 Журнал исправлений, оформление исправлений 7

1.4 Порядок регистрации документов 7

1.4.1 Порядок работы с зарегистрированными лицами и их уполномоченными представителями 7

1.5 Порядок обработки документов 8

1.6 Порядок хранения и архивации документов 8

1.6.1 Порядок хранения документов 8

1.6.2 Порядок архивации документов 9

1.6.3 Порядок доступа к архиву 9

^ 2. Правила внутреннего контроля 10

2.1 Внутренний контроль 10

2.2 Контроль при глобальных операциях и расчете дивидендов. 10

2.3 Контроль баланса 10

2.4 Контрольные даты (сроки исполнения операций) 11

2.5. Способы восстановления данных в случае их утраты 11

2.6 Меры противопожарной безопасности 11


^ 2. Правила внутреннего контроля Error: Reference source not found

2.1 Внутренний контроль Error: Reference source not found

2.2 Контроль при глобальных операциях и расчете дивидендов. Error: Reference source not found

2.5 Контроль баланса Error: Reference source not found

2.6 Контрольные даты (сроки исполнения операций) Error: Reference source not found

2.9 Способы восстановления данных в случае их утраты Error: Reference source not found


2.11 Меры противопожарной безопасности


^

1. Правила внутреннего документооборота

1.1 Основные принципы документооборота



1.1.1. Настоящие правила обязательны к выполнению самим эмитентом и лицом ответственным за ведение реестра.

1.1.2. Все документы, связанные с ведением реестра хранятся по месту нахождения эмитента.

1.1.3. Все документы от зарегистрированных лиц, их уполномоченных представителей, уполномоченных представителей эмитентов принимаются и обрабатываются по месту нахождения эмитента.

1.1.4. Все выписки, справки, уведомления, ответы на запросы, отказы в исполнении, списки владельцев именных ценных бумаг для участия в собраниях акционеров, выплаты дивидендов и т.п., а также все иные исходящие от эмитента документы по реестру, выдаются за подписью генерального директора и лица ответственного за ведение реестра.
^

1.2. Требования к оформлению документов



1.2.1 Осуществление операций в реестре производится на основании подлинников документов или копий, удостоверенных нотариально, за исключением случаев, предусмотренных Правилами ведения реестров именных ценных бумаг.

1.2.2 Операции в реестре производятся на основании установленных форм распоряжений, которые не должны противоречить требованиям Федеральной комиссии.

1.2.3 Распоряжения должны быть подписаны зарегистрированным лицом, его уполномоченным представителем (опекуном, попечителем и т.п.), либо лицом, действующим от его имени по доверенности, оформленной в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации.

1.2.4 Документы должны быть заполнены разборчиво, не содержать исправлений и помарок.

1.2.5 Идентификация зарегистрированных лиц, их уполномоченных представителей осуществляется на основании документа, удостоверяющего личность.
^

1.3 Система документов


Система документов состоит из следующих основных составляющих:

1.3.1. Оригиналы первичных документов (с отметками об исполнении), принятых и исполненных.


Составляются из:

  • Передаточных распоряжений, залоговых распоряжений, договоров залога, распоряжений на блокировку акций, свидетельств о праве на наследство и др. документов, служивших основаниями для перехода прав собственности, обременений, номинального держания и доверительного управления;

  • Анкет физических лиц, распоряжений на изменение реквизитов лицевых счетов, доверенностей на уполномоченных представителей, копий документов, позволяющих относить зарегистрированных лиц к льготным группам по налогообложению для выплаты дивидендов;

  • Анкет юридических лиц, доверенностей на уполномоченных представителей и должным образом заверенных копий: свидетельств о государственной регистрации, учредительных документов, банковских карточек, лицензий профессиональных участников РЦБ (для номинального держателя и доверительного управляющего), документов, подтверждающих назначение на должность лиц, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности и т.д.
^

1.3.4 Журнал учета входящих документов/запросов (журнал регистрации документов/запросов)


Регистрации в нем подлежат все принятые документы, связанные прямо или косвенно с Реестром.

Журнал ведется в бумажном виде.

Журнал учета входящих документов содержит следующие данные:

  • Порядковый номер записи;

  • Входящий номер документа;

  • Дата получения документа;

  • Наименование документа;

  • Отправитель: cведения о лице, предоставившем документы (две колонки), а именно:
    для юридического лица - наименование организации, предоставившей документы, фамилия лица, представившего документы;

для физического лица - фамилия, имя, отчество и фамилия, имя, отчество его уполномоченного представителя;

  • Дата исполнения - дата внесения записи в реестр ;

  • Причина отвержения;

  • Дата ответа или направления отказа в исполнении;

  • Исходящий номер ответа или отказа в исполнении;

  • Фамилия должностного лица, оформившего ответ;


Журнал учета входящих документов следующую форму:




п.

Вх. № доку-мента

Дата получе-ния. док-та

Наименов. Доку-мента

Отправитель

Представитель отправи-теля

Дата исп.

Причина отверже-ния

Дата ответа

Исх. №

Ответ офор-мил

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11
^

1.3.5. Регистрационный журнал


Регистрационный журнал ведется по всем ценным бумагам Эмитента, и включает в себя информацию обо всех изменениях, проведенных в системе ведения реестра Эмитента.

Журнал ведется в бумажном виде.


Регистрационный журнал имеет следующую форму и содержит следующие данные:

В заголовке - Дата проведения операций в реестре;

  • Порядковый номер записи;

  • Дата получения документа;

  • Входящий номер документа;

  • Документ/запрос - наименование документа;

  • Связанные документы - входящие номера и наименования документов, непосредственно связанные с исполняемым документом;

  • Операция - тип произведенной операции в системе ведения реестра (купля-продажа, наследование, обременение, номинальное держание, изменение реквизитов лицевого счета и т.д.);

  • Счет списания - номер лицевого счета списания;

  • Владелец счета списания - Фамилия, имя, отчество/Наименование лица, с которого списываются акции при их передаче другому лицу (В случаях исполнения операций по изменению реквизитов и т.п., в этих графах печатаются № счета и наименование лица, реквизиты которого изменены);

  • Счет зачисления - номер лицевого счета зачисления;

  • Владелец счета зачисления - Фамилия, имя, отчество/Наименование лица, на счет которого зачисляются акции при их передаче (В случаях исполнения операций по изменению реквизитов и т.п., в этих графах печатаются прочерки);

  • Ценная бумага - тип акций (ценной бумаги);

  • Регистрационный номер - Государственный регистрационный номер выпуска акций;

  • Количество ценных бумаг, переведенных по лицевым счетам.






п/п

Дата полу-чения док-та

Вх. № доку-мента

Доку-мент/ Запрос

Связ. доку-менты

Опера-

ция

Счет

спис.

Владелец счета списания.

Счет

зачисл.

Владелец.

счета зачисления


~

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

~





~

Ценная бумага.

Регистрацион. номер

Количество (штук)

~

11

12

13



^

1.3.7 Журнал исходящей документации



Исходящие документы предоставляются на подпись генеральному директору и лицу ответственному за ведение реестра .

После подписания все отправляемые документы, подлежат регистрации в Журнале исходящей документации. Эти документы подлежат хранению обособленно в отдельной папке, в порядке их отправки и регистрации в Журнале общей исходящей документации.

Отправляемые ответы на запросы зарегистрированных и иных уполномоченных лиц (включая списки акционеров и т.д.), а также отказы в исполнении также подлежат занесению в Журнал исходящей документации и оформлению на общих основаниях.


Данный журнал ведется вручную и имеет следующую форму:


^ Исх. № док-та

Дата регистр.

На вход. док-т

Наименова-ние док-та

Кому направ-лен

Способ

отправки

Дата отправки.

Подпись







Вх.№

Дата
















1

2

3

4

5

6

7

8

9


Способом отправки является:

  • Передача зарегистрированному лицу (или его уполномоченному представителю) лично под роспись в получении на копии передаваемого документа;

  • Почтовое отправление;



^ 1.3.8 Выдача выписок, уведомлений, справок из реестра


Нижеописанные правила являются общими и распространяются на выдачу выписок, уведомлений и иных справок из реестров, подтверждающих:

  • владение зарегистрированным лицом определенным количеством акций;

  • обременение акций обязательствами;

  • исполнение определенной операции по реестру (уведомление) и т.д.

Выписки, уведомления, справки изготавливаются только на основании письменных распоряжений зарегистрированных лиц.

В случае, если по распоряжению клиента выписка должна быть отправлена почтой, она отправляется исключительно заказным письмом.

Выписки изготавливаются на бланках, которые имеют сквозную нумерацию. Каждая выписка, уведомление, справка изготавливается и подписывается в двух экземплярах, один из которых подлежит выдаче, а второй остается у эмитента. Второй экземпляр бланка выписки содержит на лицевой стороне дополнительные отметки:


Получено _______________(Дата)


_______________(Подпись) _______________(Ф.И.О.) (КОПИЯ)


При выдаче выписки, уполномоченное в ее получении лицо заполняет вышеприведенные графы, при отправке почтой графы заполняет лицо ответственное за ведение реестра.

Второй экземпляр подкалывается к соответствующему распоряжению на выдачу выписки и хранится в порядке возрастания номеров бланков выписок в отдельных папках.

^

1.3.9 Журнал отказов, оформление отказов



Результатом любой операции, как по внесению изменений в систему ведения реестра, так и по предоставлению информации из системы ведения реестра, может являться:

  • безусловное исполнение распоряжения клиента по внесению изменений (предоставлению информации);

  • предоставление Отказа от исполнения.

Отказы оформляются исключительно по Правилам и на основаниях, перечисленных в соответствующих нормативных актах действующего законодательства.

Правила регистрации и оформления Отказов являются такими же, как для регистрации и оформления иной исходящей документации. В целях полного учета Отказов и внутреннего контроля Регистратора за соблюдением действующего законодательства Регистратор ведет вручную Журнал Отказов.


Форма журнала отказов имеет следующий вид:


п.

Эмитент

Дата получения распоряже-ния

Вх. № распоряжения по Журналу входящих документов

Наименование док-та

^ Тип операций


~

1

2

3

4

5

6

~




~

Счета списания

Счета зачисления

Количество акций

Причина отказа

Исходящий док-т
















исх. по Журналу общих исх. док-тов

Дата отправки отказа

~

7

8

9

10

11

12



^

1.3.10 Журнал исправлений, оформление исправлений



В случае обнаружения ошибки, допущенной лицом ответственным за ведение реестра, эмитент обязан устранить ее в пятидневный срок, внести соответствующую запись в реестр и сообщить об этом обратившемуся лицу в случае задержки в исполнении из-за допущенной ошибки.

Эмитент не вправе отказать во внесении записей в реестр из-за допущенной им ошибки.

В целях усиления внутреннего контроля лицо ответственное за ведение реестра вручную ведет Журнал Исправлений.


Форма Журнала Исправлений имеет следующий вид:


п.п.

Дата

Информация об ошибочно внесенной записи

^ Характер исправлений

Подпись исполнителя

Вх № документа.

Дата поручения







1

2

3

4

5

6



^

1.4 Порядок регистрации документов



Прием и регистрацию всей входящей корреспонденции независимо от способа ее получения (лично, почтой) осуществляет специальное должностное лицо ответственное за ведение реестра.

Документы на внесение изменений в реестр, связанные с переходом права собственности, могут быть представлены в реестр зарегистрированным лицом, передающим ценные бумаги, или лицом, на лицевой счет которого должны быть зачислены ценные бумаги, или уполномоченным представителем одного из этих лиц.

Документы на открытие лицевого счета и на внесение изменений в информацию лицевого счета могут быть представлены в реестр лицом, открывающим счет, или его уполномоченным представителем.


^

1.4.1 Порядок работы с зарегистрированными лицами и их уполномоченными представителями



Для приема зарегистрированных лиц и их уполномоченных представителей лицу ответственному за ведение реестра выделяется специальное помещение для приема документов.


^ Прием документов:

  • Проверяются полномочия лица, представившего документы;

  • Проверяется комплектность документов, правильность и полнота заполнения, соответствие их требованиям действующего законодательства РФ;

  • Проверяется наличие всех необходимых документов по данному виду распоряжения или запроса зарегистрированного лица;

  • Сверяется подпись зарегистрированного лица или его уполномоченного представителя на распоряжении с имеющимся в реестре образцом подписи;


Регистрация документов:

  • Регистрация документов в Журнале общей входящей корреспонденции;



^

1.5 Порядок обработки документов



После приема документов и их регистрации в журнале входящих документов, лицо ответственное за ведение реестра производит обработку (исполнение).

При исполнении документов проводятся следующие действия:


  • Сверка количества ценных бумаг, указанных в передаточном (залоговом) распоряжении или в свидетельстве о праве на наследство с учитываемом на счету зарегистрированного лица;

  • Внесение изменений в реестр;

  • Подготовка исходящих документов: выписок, уведомлений, справок и т.д.;

  • Проверка исполнения:



^

1.6 Порядок хранения и архивации документов



За обеспечение процесса хранения и архивации документов, а также за соблюдение порядка временного пользования документами несет ответственность ответственное лицо за ведение реестра.
^

1.6.1 Порядок хранения документов





        1. Всем документам, составляющим систему ведения реестров, обеспечивается надлежащее хранение.

        2. Вся поступившая за день информация до исполнения поручений хранится в папке.

        3. Документы хранятся в папках раздельно по каждому типу классификации:

  • первичные документы и поручения об их исполнении (документы дня);

  • анкеты зарегистрированных лиц;

  • журналы;

  • документы Эмитентов.

        1. Документы, поступающие от зарегистрированных лиц при открытии им лицевых счетов (анкеты зарегистрированных лиц, копии учредительных документов и т.п.) хранятся в папках «Анкеты физических лиц» или «Анкеты юридических лиц» в порядке возрастания номеров лицевых счетов.

        2. Папки с документами хранятся в сейфе.

        3. Документы, являющиеся основаниями для внесения изменений в реестр хранятся не менее 3-х лет с момента их поступления. Анкета зарегистрированного лица хранится не менее 3-х лет после списания со счета зарегистрированного лица всех ценных бумаг.



^

1.6.2 Порядок архивации документов





        1. Полностью укомплектованные папки документов подлежат процедуре архивации.

        2. По мере поступления в архив они регистрируются в Журнале архивного учета.


Форма указанного журнала имеет следующий вид:


^ Тип доку-мента

Номер папки

Дата архивации

Реквизиты первого и последнего поручения об исполнении (№ и даты)

~

1

2

3

4







~

Количество листов в папке

Идентификатор шкафа и полки хранения

^ Подпись ответственного сотрудника




5

6

7


После архивации изъятие или добавление документов в архивированную папку запрещено.

^

1.6.3 Порядок доступа к архиву



1.6.3.1 Доступ к архиву ограничен. Помещение, где хранится архив, защищено от повреждения водой и других факторов, могущих повлечь утрату или повреждение подлинных документов.

1.6.3.2 Доступ к архиву имеют:

  • Генеральный директор;

  • Лицо ответственное за ведение реестра;

        1. Папки, находящиеся на хранении, в том числе и прошедшие процедуру архивации, при необходимости могут выдаваться. При этом ведется Журнал выдачи и возврата архивных документов, находящихся на хранении.



Форма указанного журнала имеет следующий вид:


^ Вид

Документа

Номер папки

Дата выдачи папки

Подпись лица, отвечающего за хранение, о выдаче

^ Подпись лица, получившего папку с архивными док-ми

Дата возврата папки

~

1

2

3

4

5

6







~

Подпись лица, отвечающего за хранение, о возврате

Подпись лица, возвратившего папку

~

7

8




        1. Должностное лицо, ответственное за хранение документов, обязано проверить полноту и идентичность возвращаемых документов.

1.6.3.5 При изъятии из архива материалов в карточке учета изъятых из архива документов производится соответствующая запись.


^

2. Правила внутреннего контроля




2.1 Внутренний контроль



2.1.1 Эмитент не несет ответственности за возможный подлог или подделку подписей, совершенных лицами, предоставившими документы, либо третьими лицами.

2.1.3 Если при формировании системы ведения реестра не была сформирована система подписей (продажа ценных бумаг в процессе приватизации), то эмитент собирает анкеты по мере обращения к нему лиц, зарегистрированных в реестре.

2.1.4 Если в результате проверки выявляется невозможность исполнения распоряжения зарегистрированного лица, то оформляется уведомление об отказе от внесения записи в реестр с указанием причины отказа, оснований отказа и мер, которые необходимо предпринять зарегистрированному лицу для устранения нарушений.

2.1.5 Уведомление об отказе направляется Клиенту в течение пяти рабочих дней после получения документов.

2.1.6 Копия уведомления об отказе хранится в папке «Исходящие документы».

2.1.7 Генеральный директор проверяет правильность и полноту исполнения распоряжений.

2.1.8 Поручения об исполнении, в которых обнаружены ошибки, передаются для проведения исправлений.

2.1.9 После устранения ошибок записи о проведенных исправлениях в «Журнал исправлений».

^

2.2 Контроль при глобальных операциях и расчете дивидендов.





      1. Для проведения глобальных операций в реестре генеральный директор должен представить ответственному лицу за ведение реестра письменное распоряжение на проведение этой операции и Решение общего собрания акционеров или Совета директоров Эмитента (если это решение входит в компетенцию Совета директоров) о проведении такой операции.

      2. Производится сверка общего количества ценных бумаг выпуска, находящегося на счетах зарегистрированных лиц с общим объемом выпуска, пересчитанного с учетом коэффициента или количества конвертируемых ценных бумаг.

      3. Контроль расчета дивидендов производится путем суммирования дивиденда, начисленного каждому владельцу, и сравнения этой суммы с общей суммой дивиденда, взятой из документа, на основании которого производится выплата.



^

2.3 Контроль баланса



2.3.1 Лицо ответственное за ведение реестра ежедневно проводит сверку количества, категории (типа), вида, государственного регистрационного номера выпуска размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемых на счетах зарегистрированных лиц, эмиссионном счете Эмитента, лицевом счете Эмитента.

^

2.4 Контрольные даты (сроки исполнения операций)



2.4.1. В течение одного рабочего дня после проведения операции исполняются операции:

  • выдача по распоряжению зарегистрированного лица уведомления о списании со счета и зачислении на счет ценных бумаг.

      1. В течение трех дней должны быть исполнены следующие операции:

  • открытие лицевого счета;

  • внесение изменений в информацию лицевого счета зарегистрированного лица;

  • внесение записей о переходе прав собственности на ценные бумаги;

  • внесение записей о блокировании операций по лицевому счету;

  • внесение записей об обременении ценных бумаг обязательствами;

  • внесение записей о зачислении, списании ценных бумаг со счета номинального держателя;

  • конвертация ценных бумаг, принадлежащих отдельным владельцам.

      1. В течение пяти рабочих дней исполняются следующие операции:

  • предоставление выписок;

  • предоставление справок об операциях по лицевому счету;

  • предоставление справок о наличии на счету указанного количества ценных бумаг.

      1. В течение десяти дней исполняются следующие операции:

  • аннулирование, за исключением случаев аннулирования ценных бумаг при конвертации.

      1. В день, указанный в зарегистрированном решении о выпуске ценных бумаг, исполняются операции:

  • конвертация ценных бумаг по распоряжению Эмитента, аннулирование ценных бумаг при конвертации.

      1. В течение двадцати дней исполняются следующие операции:

  • предоставление информации из Реестра по письменному запросу.



^

2.5. Способы восстановления данных в случае их утраты



В случае полной утери данных, Эмитент обязан:

  • известить Федеральную комиссию об утрате документов в письменной форме в однодневный срок с момента утраты;

  • опубликовать сообщение в средствах массовой информации о необходимости предоставления заинтересованным лицам документов в целях восстановления утраченных данных реестра;

  • восстановить утраченные данные в реестре в десятидневный срок с момента утраты.



2.6 Меры противопожарной безопасности



Помещение должно быть снабжено пожарной сигнализацией, средствами тушения очагов пожара.

Имеется план срочной эвакуации людей, оборудования, документации в случае пожарной опасности.

С сотрудниками раз в год должна проводиться лекция по пожарной безопасности.




Похожие:

Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО «Суздальстрой» 2005 содержание iconПравила внутреннего документооборота и контроля при ведении реестра владельцев именных ценных бумаг открытого акционерного общества «оптика» г. Мурманск

Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО «Суздальстрой» 2005 содержание iconПротокол от 03. 05. 2011 г. №41 Политика по Внутреннему контролю
Настоящая Политика определяет цели, основные принципы и единые подходы к организации внутреннего контроля ОАО «интер рао еэс» (далее...
Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО «Суздальстрой» 2005 содержание iconПравила ведения реестра владельцев именных ценных бумаг ОАО «Центр информатизации Республики Мордовия» (оао «цирм») г. Саранск 2009 Содержание
Эти правила изменений при изменении требований законодательства к порядку ведения реестра владельцев именных ценных бумаг
Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО «Суздальстрой» 2005 содержание iconПонятие документооборота Основные этапы документооборота
...
Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО «Суздальстрой» 2005 содержание iconПротокол №1 от 30. 08. 2012 положение о системе внутреннего мониторинга качества образования в маоу № сош №41 г. Перми
Настоящее Положение о системе внутреннего мониторинга качества образования в оу определяет цели, задачи, принципы системы оценки...
Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО «Суздальстрой» 2005 содержание iconЦентральная лаборатория химико-технологического и технического контроля ОАО «тулачермет» Аттестат аккредитации: аац «Аналитика»
Центральная лаборатория химико-технологического и технического контроля (далее цлхтиТК) организована 01. 03. 2009 г как структурное...
Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО «Суздальстрой» 2005 содержание iconСистема нормативных документов в строительстве строительные нормы и правила российской федерации тепловая изоляция оборудования и трубопроводов сниП 41-03-2003
Разработаны ОАО «Инжиниринговая компания по теплотехническому строительству ОАО «Теплопроект» и группой специалистов
Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО «Суздальстрой» 2005 содержание iconПротокол №1от 26 марта 2010 года Заседания Совета директоров ОАО «Комаричское по птицеводству»
Правила по ведению реестра акционеров открытого акционерного общества (далее по тексту Правила) определяет порядок ведения реестра...
Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО «Суздальстрой» 2005 содержание iconПоложение о системе внутреннего мониторинга качества образования
Соко), ее организационную и функциональную структуру, реализацию (содержание процедур контроля и экспертной оценки качества образования)...
Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО «Суздальстрой» 2005 содержание iconПоложение о системе внутреннего мониторинга качества образования
Соко), ее организационную и функциональную структуру, реализацию (содержание процедур контроля и экспертной оценки качества образования)...
Разместите ссылку на наш сайт:
Справочники, творчество


База данных защищена авторским правом ©tvov.ru 2000-2014
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
контакты